Перейти в Telegram-канал
Система 5С в офисе

29 января 2021

Система 5С в офисе

Метод организации рабочих мест 5С – один из инструментов бережливого производства, является универсальным и применяется на любых рабочих местах в любых сферах деятельности.

Сегодня мы рассмотрим особенности реализации 5С в офисах, то есть рабочие места специалистов, работающих с нематериальным, информационным продуктом.

Цель бережливого производства – выявить, проанализировать и устранить все потери в рабочих процессах. Потери – это любые действия, которые осуществляются в процессе изготовления продукта или оказания услуги, потребляют ресурсы, но не создают ценность для клиента. То есть действия, без которых вполне можно обойтись.

Напомним, что существует 8 видов потерь:

ПЕРЕПРОИЗВОДСТВО (дублирование отчётов, документации, предоставление информации в количестве большем, чем требуется);

ЛИШНИЕ ДВИЖЕНИЯ (поиск необходимых файлов или документов, расчистка рабочего места от папок и документов);

НЕНУЖНАЯ ТРАНСПОРТИРОВКА (передача документов вручную, очное решение вопросов вместо дистанционного);

ИЗЛИШНИЕ ЗАПАСЫ (документы и письма, с которыми никто не работает, годовые запасы канцелярских принадлежностей, бланков);

ИЗБЫТОЧНАЯ ОБРАБОТКА (наполнение презентаций и отчётов ненужной информацией, лишние согласования);

ОЖИДАНИЕ (ожидание данных для подготовки отчёта, излишние согласования);

ПЕРЕДЕЛКА/БРАК (редактирование и правка документов, ошибки при внесении данных, повторная подготовка утерянных документов);

НЕРЕАЛИЗОВАННЫЙ ЧЕЛОВЕЧЕСКИЙ ПОТЕНЦИАЛ (неполное использование человеческого ресурса, потеря творческого потенциала).

Этот список вполне подходит для офиса и для любой другой сферы производства.

Система 5С – это одна из наиболее эффективных технологий бережливого производства, нацеленная на оптимизацию всех рабочих процессов, снижение потерь, повышение производительности труда за счет рациональной организации рабочей зоны. Специальные визуальные подсказки позволяют повысить результативность деятельности. Все принадлежности для выполнения трудовых обязанностей размещаются так, чтобы было удобно их использовать.

Рассмотрим пять составляющих системы 5С:

СОРТИРОВКА - подготовка рабочего места, сортировка предметов, удаление лишних предметов;

СОБЛЮДЕНИЕ ПОРЯДКА -организация рабочей зоны, определение местоположения предметов для удобства их использования;

СОДЕРЖАНИЕ В ЧИСТОТЕ - соблюдение чистоты и порядка в рабочей зоне;

СТАНДАРТИЗАЦИЯ - составление регламента действий на рабочем месте, документальное оформление технологических операций;

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ - непрерывное совершенствование рабочих процессов, контроль выполнения операций, внедрение системы 5C в корпоративную культуру.

Кратко подведём итоги, на чём необходимо сфокусироваться при устранении потерь в офисе. Это исключение ошибок в работе, остановок процесса, возвратов продукта, уточнения информации, внесения исправлений, потери времени на поиск, хождения, ожидание. Это все, что повышает стабильность процесса.

Начиная организовывать рабочие места, помните, что основная цель — стабилизировать процесс при помощи устранения основных потерь, которые есть в офисе, и вовлечь персонал.

Акцент в работе должен быть направлен в первую очередь на устранение времени на поиск документации, запасов и перепроизводства, исключение скопления документов, лишних перемещений и бумаг, разделение зон ответственности, закрепление общих правил, а также на исключение ошибок с помощью визуализации.

В заключение, хотелось бы отметить, что офис похож на живой организм – он постоянно растет и изменяется. Система 5С должна адаптироваться по мере появления новых и ухода старых сотрудников, изменения деловой конъюнктуры и развития технологий. 5С – основа бережливого офиса.

Система 5С в офисе

 

МИНИСТР

Борцевич
Илья
Юрьевич

Написать письмо График приёма
Сообщение об ошибке
Закрыть
Отправьте нам сообщение. Мы исправим ошибку в кратчайшие сроки.
Расположение ошибки:
Текст ошибки:
Комментарий или отзыв о сайте: