Корпоративные стандарты

министерства государственного управления Новгородской области

Утверждено 15.10.2018

Корпоративные стандарты:

• нормы и правила, регламентирующие рабочую деятельность и взаимодействие сотрудников;
• свод правил (документ или комплект документов), регулирующий деятельность сотрудников в наиболее часто повторяющихся или сложных ситуациях.

Цель внедрения корпоративных стандартов: содействие укреплению авторитета и имиджа министерства государственного управления Новгородской области (далее министерство), регулирование профессионально-этических вопросов во взаимоотношениях сотрудников, возникающих в процессе их совместной деятельности, а также укрепление корпоративной культуры в министерстве.

Миссия министерства - качество и профессионализм – во всем!

Система ценностей

Командный дух, атмосфера творчества и вовлеченности. Быстрая реакция на внешние и внутренние изменения. Креативные идеи. Оперативность и гибкость, легкая адаптация к изменениям требований времени и условий. Профессиональное и личностное развитие сотрудников, справедливая оценка вклада каждого сотрудника в общие достижения; инициативность; создание благоприятного морально-психологического климата и оптимальных условий труда на рабочих местах; забота о здоровье и благополучии сотрудников.

Стремление сотрудников министерства к оптимальному использованию всех ресурсов, грамотному управлению, оперативности и точности исполнения поставленных задач, высокой производительности труда, к достижению максимально возможных результатов при условии оптимального использования человеческих, финансовых ресурсов, общаться друг с другом без лишних бюрократических процедур, договариваясь о взаимодействии при непосредственном общении; умение мобилизоваться и выполнить задачу в кратчайшие сроки.

Отношения внутри министерства строятся на основе прямой заинтересованности сотрудников в результатах работы, принятия оптимальных решений, с точки зрения компетентности и целесообразности.

Стандарт корпоративного имиджа

Конечная цель формирования имиджа министерства – это закрепление в сознании граждан области и других субъектов взаимодействия положительного образа органа исполнительной власти области. Так, для министерство государственного управления Новгородской области должно представляться профессиональной, информационно-открытой и социально-ответственной структурой.

Корпоративный имидж реализуется через:

внешний вид сотрудника;

деловой телефонный этикет;

логотип министерства;

публичные мероприятия.

В министерстве действует определенный дресс-код, сотрудники министерства придерживаются делового стиля в одежде:

мужчины - деловые костюмы,

женщины - юбки средней длины, брюки, пуловеры и блузы спокойных тонов, допустимо использование различных невызывающих аксессуаров.

Одежда сотрудников должна отвечать следующим критериям: сдержанность, элегантность и аккуратность.

Для построения грамотных деловых отношений с гражданами, коллегами и представителями других органов государственной власти и организаций различных уровней сотрудникам министерства очень важно сформировать умение правильно говорить по телефону. Манера говорить по телефону формирует первое впечатление в первую очередь об органе государственной власти и о самом сотруднике, в частности.

Нормы телефонного этикета:

• вежливая интонация;
• приветствовать звонящего;
• необходимо представиться по телефону;
• переходить к сути своего звонка как можно быстрее;
• необходимо подстраиваться под скорость речи собеседника;
• не жевать и не пить, общаясь по телефону;
• заканчивая разговор, попрощаться с собеседником.

Стандарт планирования и контроля задач

Планирование рабочего дня – инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его.

Грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время.В первую очередь нужно выполнять самые главные дела. Причина планирования рабочего дня – повышение собственной эффективности.

Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Планирование рабочего времени включает в себя:

расстановку приоритетов;

выбор важных задач;

поиск лучших путей их решения.

Все сотрудники министерства должны вести план, используя outlook. Можно использовать «стратегическую картонку», где прописываются «жесткие» встречи (задачи) с расстановкой точного времени и важных задач и «гибкие» задачи, не имеющие жесткого времени исполнения.

По завершению рабочего дня:

• сверьте результаты с планом;
• составьте план на следующий день.

Любая задача должна выполняться на высоком качественном уровне с использованием имеющегося потенциала.

Контроль за выполнением поставленных задач позволяет сделать процесс более эффективным и дает возможность выявить возможные проблемы еще на стадии их зарождения, оперативно отреагировать на них и скорректировать работу задолго до того, как проблемы перерастут в кризис.

Для руководителей:

• ставьте задачу конкретно, измеримо, достижимо, результативно-ориентированно, с четким сроком исполнения;
• при необходимости установите промежуточную точку контроля, либо регулярную точку контроля (например, каждый понедельник до 17.00);
• ставьте задачу конкретно, измеримо, достижимо, результативно-ориентированно, с четким сроком исполнения;
• ставьте задачу в личном общении или по e-mail,
• за порученное дело может отвечать один и только один человек. У задачи могут быть привлеченные соискатели, но только один ответственный исполнитель.

Для сотрудников:

1) получив задачу от руководителя в устной форме, в течение рабочего времени, подтвердите ее:

-формулировка задачи;

-ожидаемый срок исполнения;

-промежуточный контрольный срок;

2) если руководитель не указал срок выполнения – укажите его самостоятельно;

3) если вы не успеваете к запланированному сроку, обязательно сообщите об этом руководителю ровно в тот момент, как вы поняли, что не успеваете;

4) делать промежуточный отчет по задаче или регулярные точки контроля – ВАША ОБЯЗАННОСТЬ, без напоминания со стороны руководителя.

Для управления полученными задачами:

впишите задачу в подходящие контекстные разделы вашего плана; контрольные точки по задаче сразу пометьте в соответствующих днях календарной части ежедневника;

если задачу нужно исполнить в течение текущей недели, впишите ее в раздел «Гибкие дела на неделю», или сразу в гибкие задачи сегодняшнего дня;

формируйте список гибких задач на неделю исходя из предстоящих событий и контрольных точек.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра. Суть её в следующем.

Квадрат А Срочные и важные дела Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.	Квадрат В Несрочные и важные дела   Квадрат В - это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.
Квадрат С Срочные и неважные дела Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел - позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.	Квадрат D Несрочные и неважные дела Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

 

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере - это квадрат В. Но, если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его - это D, и о нем можно благополучно забыть.

Стандарт профессионального и служебного взаимодействия сотрудников

Общие правила

Этические нормы и основные принципы и правила служебного поведения для достойного выполнения профессиональной деятельности закреплены в Кодексе этики и служебного поведения государственных гражданских служащих, замещающих должности государственной гражданской службы Новгородской области в министерстве государственного управления Новгородской области, утвержденных приказом министерства государственного управления Новгородской области от 30.01.2018 № 47.

1. Рабочее время

Регламент рабочего дня предусматривает следующие положения:

• продолжительность рабочей недели, а также продолжительность и время рабочего дня и обеденных перерывов определяются Правилами внутреннего трудового распорядка;
• опаздывать на работу, на деловые встречи и уходить раньше времени с работы в министерстве не допускается. В случае непредвиденных обстоятельств необходимо предупреждать коллег и руководство об опоздании;
• обсуждение с коллегами личных вопросов, решение личных проблем, а также личные разговоры по телефону в рабочее время расцениваются как нерегламентированные; перерывы.
• при возникновении нерегламентированных перерывов сотрудник должен свести к минимуму потери рабочего времени, отложив решение личных вопросов на время отдыха.

Сотрудникам министерства запрещено оставлять рабочий кабинет открытым и не отвечать на звонки. При наличии сейфа в кабинете он всегда должен быть закрыт, а ключ находиться в потайном месте, конфиденциальные документы на рабочем столе оставляться не должны.

2. Работа в одном кабинете:

• рекомендуется всем покинуть кабинет на 5 минут для проветривания (10.00, 11.30, 13.00, 15.00, 17.00). В это время можно сделать «физкультурную паузу», переключиться и отдохнуть;
• каждый имеет право на 2 часа в течение рабочего дня отгородиться «Красным флагом». В это время отвлекать коллегу можно только в аварийных ситуациях.

3. «Правила уважения к времени»:

Все, что можешь – делай сам. Приходи не с вопросом, а с вариантом решения.

Считай время, как деньги. Будь готов к тому, что за ошибку во времени лишишься премии.

Опоздание – зло. Но если уж опоздаешь – предупреди.

Не пытайся переложить свою проблему на другого. Будь готов услышать твердое «нет».

Получив от коллеги информацию – прочитай и храни. Второго раза не будет.

Критикуешь – предлагай свое решение. Критика без варианта решения не принимается.

Практикуй краткость, сестру таланта.

4. Коммуникации

Работая с электронной почтой:

1) проверяйте почту в 9.00, 13.00, 17.00;

2) придерживайтесь принципа «Вечером – чистая папка Входящих!»;

3) стремитесь ответить на все письма и/или превратить их в задачи;

4) отработанные письма необходимо отправить в архив;

5) если вы основной адресат письма, не «отвечайте молчанием». Необходимо дать краткий ответ – «ПРИНЯТО», «РАБОТАЕМ». Это создаст информационную уверенность адресату.

6) не посвящайте письмо широкому кругу вопросов, одно письмо – один вопрос;

7) если вы не можете дать содержательный ответ сегодня, ответьте «Письмо получил, смогу дать ответ (укажите дату)».

Рабочие звонки.

Рабочие звонки только в рабочее время. В нерабочее время стоит звонить только в случае наличия срочных или форс-мажорных вопросов.

Если вы звоните по телефону и вас сбросили, или не отвечают, или телефон абонента был выключен – напишите sms с кратким обозначением сути вопроса, и кто звонил.

Если вы были на встрече и т.п., пропустили вызов от коллеги и не получили sms, перезванивать нет необходимости.

Если вопрос требует решения сегодня, может ли он быть решен с помощью электронной почты либо через sms? Если да-воспользуйтесь этими каналами.

Переговоры по мобильному телефону, не касающиеся всех работающих, выносите из кабинета, чтобы не мешать коллегам работать.

Правила делового общения и служебного поведения

Руководитель структурного подразделения:

• показывает подчиненным пример хорошего владения нормами и правилами делового этикета;
• осуществляет индивидуальный подход к каждому сотруднику с учетом особенностей его характера, квалификации и отношения к делу;
• не покровительствует кому-либо из сотрудников, не делает поблажки, не проявляет откровенные симпатии. Его отношение в рабочее время должно быть ровным, одинаковым ко всем. Критерием могут быть только результаты работы;
• не критикует подчиненных в присутствии других сотрудников, это следует делать конфиденциально;
• сохраняет эмоциональное спокойствие в отношениях с подчиненными;
• оказывает помощь сотруднику в решении поставленных задач, позволяющих ему самостоятельно их реализовывать;
• постоянно поддерживает заинтересованность подчиненных в результатах их деятельности;
• внимательно обсуждает замечания и предложения подчиненных;
• признает самокритику, свои ошибки при принятии решений;
• проводит совместный анализ результатов деятельности, в том числе причин неудач;
• определяет перспективы карьерного развития сотрудников, их «сильные» и «слабые» стороны в профессиональной служебной деятельности.

Инструкция для руководящего состава по развитию профессиональной культуры государственного органа

Руководитель своим личным примером формирует принципы и правила поведения подчиненных.

Поведение руководителя, его умение управлять подчиненными, проведение разъяснительной работы и создание морально-психологического климата в коллективе, способствует развитию доверия и инициативы сотрудников, их сопричастности к достижениям всего коллектива и, как следствие, повышению эффективности и результативности их профессиональной служебной деятельности.

Руководителю важно в своей деятельности осуществлять взаимосвязь с подчиненными, предполагающую:

• индивидуальный подход к каждому сотруднику с учетом особенностей его характера, квалификации и отношения к делу;
• сохранение эмоционального спокойствия по отношению с подчиненными;
• оказание помощи сотрудникам в решении поставленных задач, позволяющих ему самостоятельно их реализовывать;
• благодарность за хорошую работу подчиненных;
• постоянное поддержание заинтересованности подчиненных в результатах их деятельности;
• внимательное обсуждение замечаний и предложений подчиненных;
• самокритику, признание своих ошибок при принятии решений;
• совместный анализ результатов деятельности, в том числе причин неудач;
• определение перспектив карьерного развития сотрудников, их «сильных» и «слабых» сторон в профессиональной служебной деятельности.

Создание в коллективе морально-психологического климата возможно лишь тогда, когда руководитель в соответствии с иерархией проявляет заботу о подчиненных, мотивирует и контролирует их ответственность за качественное и своевременное выполнение задач, а также поощряет энтузиазм и эффективность деятельности сотрудников.

Разъяснительная работа в коллективе осуществляется в процессе повседневной профессиональной служебной деятельности сотрудников в ходе проведения совещаний, кадровой работы, обучающих, торжественных и иных мероприятий по развитию профессиональной культуры государственного органа.

Важным этапом в разъяснительной работе является оценка достигнутых результатов, которую руководитель должен осуществлять постоянно и при необходимости вносить коррективы в свою работу с подчиненными.

Сотрудники министерства:

• несут ответственность за свои поступки и верность своему слову,
• делают свою работу в срок, быстро и качественно,
• берут на себя ответственность за результат;
• не могут вести себя некорректно по отношению к коллегам, посетителям. Некорректными считаются любые сознательные действия, которые могут нанести удар по репутации министерства.
• всегда вежливы и дружелюбны, не сквернословят, проявляют сдержанность, всегда приветствуют коллег с улыбкой.

Основные правила служебного взаимодействия.

Все вопросы, которые возникают у сотрудника, решаются через непосредственного руководителя.

Все поставленные вопросы и задачи должны быть выстроены в приоритетном порядке.

Если сотрудник не закончил порученное дело в отведённое для этого время, необходимо сообщить об этом непосредственному руководителю.

Инструкция по профессиональному взаимодействию государственных гражданских служащих

Согласно пункту 4 части 1 статьи 15 Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» государственный гражданский служащий (далее – гражданский служащий) обязан соблюдать при исполнении должностных обязанностей права и законные интересы граждан Российской Федерации (далее – граждане), организаций и общества.

Гражданским служащим при взаимодействии с гражданами, обществом и организациями рекомендуется соблюдать следующие стандарты взаимодействия:

с целью проявления уважения к собеседнику (гражданину, представителю организации) гражданскому служащему необходимо уточнять: «Как я могу к Вам обращаться?»;

проявлять вежливость и доброжелательность;

в случае, если гражданский служащий в качестве функциональной обязанности осуществляет контроль, надзор за соблюдением законодательства Российской Федерации или оказывает государственные услуги, то при взаимодействии гражданскому служащему необходимо почтительно относится к людям старшего возраста, пенсионерам и инвалидам;

проявлять уважение к нравственным обычаям и традициям народов Российской Федерации;

проявлять заинтересованность к вопросу гражданина, представителя организации и нести персональную ответственность за результат;

не перебивать гражданина, представителя организации в процессе разговора;

гражданскому служащему следует излагать свои мысли четко и в убедительной форме, не допуская оскорблений или грубости в общении;

избегать конфликтных ситуаций, способных нанести ущерб репутации или авторитету государственного органа;

соблюдать установленные правила публичных выступлений и предоставления служебной информации.

Указанным стандартам рекомендуется руководствоваться как и при прямой контакте, так и по телефону, электронной почте независимо от обстоятельств.

Учитывая, что гражданские служащие вне зависимости от государственного органа, в котором они замещают должности гражданской службы, объединены едиными обязательствами по прохождению гражданской службы, при взаимодействии друг с другом необходимо:

оказывать поддержку и содействие в рамках соблюдения установленных законодательством Российской Федерации запретов и ограничений;

проявлять уважение, исключая обращения на «ты» без взаимного согласия;

соблюдать субординацию;

самостоятельно осуществлять свои должностные обязанности, исключая перекладывания своей работы на коллег;

проявлять сдержанность и стрессоустойчивость;

не допускать обсуждения личных и профессиональных качеств гражданских служащих в коллективе;

не допускать публичные высказывания, суждения и оценки, в том числе в средствах массовой информации, в отношении деятельности государственных органов, их руководителей, включая решения вышестоящего государственного органа либо государственного органа, в котором гражданский служащий замещает должность гражданской службы;

оказывать содействие в формировании взаимопонимания, взаимопомощи и доброжелательности в коллективе.

Руководителям государственных органов рекомендуется также определить рекомендации по поведению гражданских служащих во внеслужебное время, в том числе в социальных сетях, которые должны способствовать позитивному восприятию обществом деятельности гражданских служащих и репутации самого гражданского служащего.

Процедуры изменения и развития настоящего стандарта

Настоящий Стандарт и изменения в Стандарт утверждаются министром государственного управления Новгородской области.

Сотрудники министерства несут ответственность за ненадлежащее исполнение норм и правил, отраженных в настоящем Стандарте.

Ознакомление с настоящим Стандартом возложить на департамент кадровой службы и наградной деятельности министерства.